أنواع الإجراءات المستخدمة في نظم المعلومات الإدارية
Types of procedures used in management information systems
تعد أنظمة المعلومات الإدارية (MIS) مكونات مهمة للشركات الحديثة، حيث توفر الأدوات والتكنولوجيا اللازمة لاتخاذ القرارات وإدارة العمليات بشكل فعال. أحد الجوانب المهمة في نظم المعلومات الإدارية هو استخدام الإجراءات، وهي خطوات أو إجراءات محددة يتم اتخاذها لإنجاز مهمة أو هدف معين. في هذه المقالة، سنستكشف الأنواع المختلفة للإجراءات المستخدمة في نظم المعلومات الإدارية ووظائفها وفوائدها وأمثلة عليها.
1. الإجراءات التحليلية
تُستخدم الإجراءات التحليلية لتحليل البيانات وتفسيرها من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة. وتشمل هذه الإجراءات:
- الاستعلام: البحث عن معلومات محددة ضمن البيانات.
- التصفية: اختيار بيانات محددة بناءً على معايير محددة مسبقًا.
- الفرز: تنظيم البيانات بترتيب تصاعدي أو تنازلي.
- التجميع: دمج البيانات لتجميعها أو تلخيصها.
- التمحور: تدوير البيانات وتلخيصها لعرضها من وجهات نظر مختلفة.
تتضمن أمثلة الإجراءات التحليلية ما يلي:
- التحليل المالي: تحليل البيانات المالية لاتخاذ قرارات استثمارية أو تقييم أداء الشركة.
- تحليل السوق: تحليل اتجاهات السوق وبيانات العملاء لتوجيه تطوير المنتجات واستراتيجيات التسويق.
- التحليل التشغيلي: تحليل بيانات الإنتاج والتشغيل لتحديد مجالات التحسين وزيادة الكفاءة.
2. الإجراءات التشغيلية
تُستخدم الإجراءات التشغيلية لإدارة وتشغيل الأنظمة والتقنيات داخل المؤسسة. وتشمل هذه الإجراءات:
- الإدخال: إدخال البيانات إلى النظام.
- المعالجة: معالجة البيانات وتحويلها داخل النظام.
- الإخراج: عرض نتائج معالجة البيانات والإبلاغ عنها.
- التعليقات: مراقبة النظام وتعديله بناءً على مدخلات المستخدم ومقاييس الأداء.
تتضمن أمثلة الإجراءات التشغيلية ما يلي:
- معالجة كشوف المرتبات: استخدام نظام كمبيوتر لحساب أجور الموظفين وتوزيعها.
- إدارة المخزون: استخدام نظام كمبيوتر لتتبع وإدارة مستويات وأوامر المخزون.
- إدارة علاقات العملاء: استخدام نظام كمبيوتر لتتبع وإدارة تفاعلات العملاء وبياناتهم.
3. إجراءات دعم القرار
تُستخدم إجراءات دعم القرار لتوفير المعلومات والتوصيات لدعم اتخاذ القرار. وتشمل هذه الإجراءات:
- النمذجة: إنشاء نماذج رياضية للتنبؤ بالنتائج وإرشاد عملية اتخاذ القرار.
- المحاكاة: استخدام المحاكاة الحاسوبية لنمذجة سيناريوهات العالم الحقيقي واختبار المواقف الافتراضية.
- التحسين: استخدام الخوارزميات للعثور على أفضل حل لمشكلة أو قرار ما.
- تحليل ماذا لو: اختبار السيناريوهات الافتراضية لتقييم تأثيرها المحتمل على المؤسسة.
تتضمن أمثلة إجراءات دعم القرار ما يلي:
- التنبؤ بالمبيعات: استخدام النماذج الإحصائية للتنبؤ بالمبيعات المستقبلية وإبلاغ قرارات التسعير والمخزون.
- التنبؤ المالي: استخدام النماذج الرياضية للتنبؤ بالأداء المالي المستقبلي واتخاذ القرارات الاستثمارية المستنيرة.
- تحسين سلسلة التوريد: استخدام الخوارزميات لتقليل التكلفة والوقت اللازم لتسليم المنتجات للعملاء.
4. إجراءات إدارة المعرفة
تُستخدم إجراءات إدارة المعرفة لالتقاط المعرفة وتخزينها ومشاركتها داخل المؤسسة. وتشمل هذه الإجراءات:
- إدارة المستندات: إنشاء المستندات والحفاظ عليها للحصول على المعرفة والإجراءات.
- رسم خرائط المعرفة: تصور العلاقات بين الأجزاء المختلفة من المعرفة والمعلومات.
- الأنظمة المتخصصة: استخدام أنظمة الكمبيوتر للحصول على المعرفة والخبرة لدى الخبراء المتخصصين.
- مجتمعات الممارسة: إنشاء منتديات ومجموعات مناقشة عبر الإنترنت لمشاركة المعرفة والتعاون مع الآخرين.
تتضمن أمثلة إجراءات إدارة المعرفة ما يلي:
- إنشاء قاعدة معرفية: مستودع مركزي للوثائق والمعلومات.
- وضع برنامج تدريبي: لالتقاط المعرفة ومشاركتها بين الموظفين.
- تنفيذ منصة تعاون: لتسهيل التواصل وتبادل المعرفة بين أعضاء الفريق.
الاستنتاج
في الختام، تعتمد نظم المعلومات الإدارية على مجموعة متنوعة من الإجراءات لتوفير المعلومات والدعم اللازم لاتخاذ القرارات الفعالة وإدارة العمليات. تعتبر الإجراءات التحليلية والتشغيلية ودعم القرار وإدارة المعرفة كلها مكونات حاسمة لنظام معلومات الإدارة الذي يعمل بشكل جيد. ومن خلال فهم هذه الإجراءات ووظائفها، يمكن للمؤسسات الاستفادة من التكنولوجيا لتحسين الأداء وتحقيق النجاح.
© Manajmnt
تعليقات